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3. November 2020 |

Die Podcast-Mentorin: So gelingt die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz

Virtuelle Assistenten bieten Podcastservices wie die Schnittarbeit der Folgen, das Schreiben der Shownotes oder die Erstellung des Podcast-Covers – klingt interessant oder?

Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig überall auf der Welt.

Viele Podcaster machen zu Beginn alles an und in ihrem Podcast selbst. Das ist auch gut und wichtig. Mir ist es selbst auch wichtig, dass die Podcaster – mit denen ich arbeite – diesen Prozess grundsätzlich verstehen. Jedoch ist der Podcast oft eine Art “Nebenprodukt”, also nicht die eigentliche Geldeinnahmequelle. Dafür, dass damit häufig (gerade am Anfang) kein Geld verdient wird, nimmt die Bearbeitung und Veröffentlichung mitunter ganz schön viel Zeit in Anspruch. Oder wie siehst du das?

Das kommt natürlich auch auf deine eigenen Ansprüche an. Wenn du den Anspruch an dich selbst und deinen Podcast hast, alles “perfekt” machen zu wollen, kann das Bearbeiten und Veröffentlichen mitunter schon mal länger dauern.

Die gute Nachricht ist: Du musst das nicht alleine machen, wenn du nicht möchtest.

Ich bin mittlerweile ein großer Fan davon, Hilfe anzunehmen. Vor allem, wenn die Zeit reif ist und du bereit bist.

Vor über drei Jahren bin ich selbst als Virtuelle Assistentin (VA) in meine nebenberufliche Selbstständigkeit gestartet, bis diese sich entwickelt hat – hin zur Podcastmentorin. Da ich selbst eine Zeit lang Podcastservice angeboten habe, kann ich auch hier aus eigener Erfahrung sprechen und dir ein paar Tipps mit auf deinen Weg geben.

Was ist überhaupt eine Virtuelle Assistentin* (VA)?

Eine Virtuelle Assistentin ist eine Assistentin, die ortsunabhängig arbeitet und Aufgaben von anderen Selbstständigen, Solopreneuren und Unternehmern übernehmen kann. Da die Virtuelle Assistentin ebenfalls selbstständig ist, erfolgt die Arbeit meist auf Augenhöhe und somit einer anderen Basis, als beispielsweise bei einer Angestellten.

Viele VAs nutzen das ortsunabhängige Arbeiten, um reisen zu können bzw. örtlich flexibel arbeiten zu können. Die Hauptsache ist für sie an dieser Stelle, dass eine stabile Internetverbindung vorhanden ist, um ohne unnötige Störungen und Unterbrechungen arbeiten zu können. Ein kleiner Nachteil hiervon könnte sein, dass die Absprachen über mehrere Zeitzonen hinweg erfolgen und die VA somit nicht unbedingt direkt erreichbar ist. Die Erreichbarkeit über die Distanz sollte auf jeden Fall gegeben sein. Wie die Kommunikation erfolgt, muss bei einer Zusammenarbeit aber grundsätzlich geklärt werden.

Genau wie in jeder anderen Berufsgruppe, können sich auch VAs auf bestimmte Bereiche spezialisieren. Es gibt unter anderem marketinglastige VAs, VAs in Sachen Grafikdesign und Podcast-VAs. Wie du diese finden kannst, findest du weiter unten im Bereich “Wo und wie finde ich eine passende VA?”.

*Der Einfachheit halber schreibe ich in diesem Text ausschließlich von VA in der weiblichen Form. Dies liegt vor allem daran, dass die Zahl der männlichen VAs sich in Grenzen hält. Dennoch gibt es natürlich auch männliche Virtuelle Assistenten und auch diese sind natürlich mit diesem Text gemeint.

Was ist der Vorteil davon, mit einer VA zu arbeiten?

Der Vorteil liegt besonders darin, dass du die VA eben nur dann bezahlst, wenn diese für dich tätig ist. Überträgst du ihr keine Aufgaben, zahlst du auch nichts. Die Bezahlung ist somit für beide Seiten fair und nur nach Arbeitsaufwand.

Die VA arbeitet auf selbstständiger Basis, d.h. es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge oder andere finanzielle Zusatz-Verpflichtungen für dich als Auftraggeber an.

Der größte Vorteil an der Zusammenarbeit ist wohl, dass du diejenigen Aufgaben abgeben kannst, die dir keinen Spaß machen oder unglaublich schwer fallen. Es gibt genug Menschen da draußen, die genau diese Aufgaben gerne für dich erledigen (und sogar Spaß dabei haben).

Virtuelle Assistentinnen sind außerdem äußerst flexibel einsetzbar. Du brauchst deren Dienste gerade nicht? Eine Absprache genügt und die Fronten sind geklärt. Deine Virtuelle Assistentin hat schließlich noch andere Auftraggeber, die ihre Dienste in Anspruch nehmen möchten.

Du kannst die Virtuelle Assistentin also sowohl für

  • projektbezogene Arbeiten
  • zeitweise Unterstützung
  • als auch für längerfristige Zusammenarbeit

einsetzen und beschäftigen. Das kommt ganz auf dich und die Aufgaben an, die du abgeben möchtest.

Dies kann im Übrigen auch ein großer Vorteil für dich sein. Deine VA kommt 1. nicht in die Zwickmühle der Scheinselbstständigkeit und 2. lernt sie bei ihrem anderen Auftraggeber vielleicht auch etwas, was für dich hilfreich sein könnte und du profitierst indirekt davon.

Welche Aufgaben kann ich einer VA übertragen?

Die Aufgaben einer VA können äußerst vielseitig sein.

Ein paar Vorschläge erhältst du hier:

  • Schreiben von Shownotes
  • Tonoptimierung deiner Podcastfolgen
  • Schnittarbeit deiner Podcastfolgen
  • Schreiben von Social Media Beiträgen
  • Schreiben von Blog-Beiträgen (über die Themen in deinem Podcast)
  • Erstellen von Audiogrammen (Teaser) für deine Social Media Kanäle
  • Recherche und Terminvereinbarung mit (potentiellen) Podcast-Gästen
  • Hilfe bei der technischen Einrichtung deines Podcasts
  • Erstellung der Podcast-Cover
  • Erstellung der Grafiken für deine Social Media-Beiträge
  • Umsetzung der Marketing-Maßnahmen auf deinen Social Media Kanälen
  • Transkription der Podcastfolgen
  • usw.

Was bist du bereit abzugeben? Welchen Bereich möchtest du am ehesten abgeben? Welchen Bereich auf keinen Fall? Was fällt dir leicht, was nicht?

Wie viel (alleinige) Verantwortung möchtest du deiner VA übertragen?

Gerade am Anfang, bis ihr ein eingespieltes Team seid, wird vermutlich ein erhöhter Abspracheaufwand gegeben sein zwischen euch beiden. Das ist völlig normal, sollte aber mit der Zeit weniger werden. Sobald deine VA ein Gefühl dafür entwickelt hat, wie du tickst und die Arbeit gerne erledigt hättest, sollte sich die Zeit für Absprachen verringern.

Aber das kommt natürlich auch darauf an, wie viel Freiheiten du deiner VA lässt. Möchtest du ihre Arbeit kontrollieren, bevor diese veröffentlicht wird? Möchtest du lieber selbst deine Inhalte veröffentlichen? Nutzt du ein Planungstool wie beispielsweise Planoly oder Buffer?

Brauche ich überhaupt eine?

Das kommt ganz drauf an. Brauchen ist relativ. Die Frage, die sich mir stellt, ist: Möchtest du eine? Kannst du dir eine VA leisten? Bist du bereit Aufgaben abzugeben, bzw. auszulagern? Welche Aufgaben möchtest du abgeben?

Nicht immer, wenn du als Podcaster das Gefühl hast, dass du Hilfe benötigst, bist du auch schon soweit Aufgaben abzugeben. Das ist ganz oft noch ein weiterer Prozess.

Die Zusammenarbeit an sich ist ein Prozess – für dich und für die VA. Ich erinnere mich noch daran, dass ich total irritiert war, dass ich so viel Vertrauen und Wertschätzung entgegen gebracht bekam von meinen Kunden. Das war ich aus meinen Anstellungsverhältnissen überhaupt nicht gewohnt. Wie gesagt – die Arbeit erfolgt auf Augenhöhe und sollte von Wertschätzung geprägt sein. Das gilt für beide Seiten.

Was kostet es mich, eine VA zu beschäftigen?

Was möchtest du abgeben und was bist du bereit für die Dienstleistung zu zahlen? Auch unter VAs kommt alles mögliche vor: Es gibt VAs, die ausschließlich nach Stundensätzen arbeiten, andere arbeiten mit Paketpreisen, die wiederum bestimmte Leistungen beinhalten. Was ist für dich passend? Stundensatz oder Paketpreis?

Die Preise variieren zwar stark, jedoch dürfte für jedes Budget etwas dabei sein. Es gibt VAs, die sich das Ganze nebenberuflich aufbauen, andere machen es in Vollzeit. Von 15 EUR/Stunde bis 150 EUR/Stunde habe ich in beiden Bereichen schon alles gesehen. Das hängt mitunter auch von der Erfahrung und Ausbildung deiner VA ab. Quereinsteigerinnen sind meist günstiger als Fachkräfte.

… und wieder die Frage: Was bist du bereit für die Dienstleistung zu zahlen?

Ich bin mir sehr sicher, dass du jemanden findest wirst für dein passendes Budget. Die Frage ist nur: Wie viel Zeit gibst du dir? Wie lange möchtest du suchen? Und: Suchst du an der passenden Stelle?

Wo und wie finde ich eine passende VA?

Bevor du anfängst zu suchen, solltest du dir darüber klar werden was (welche Aufgabe/n) du abgeben möchtest, was du dafür zahlen kannst und willst und welche Werte, welches Wissen und welche Interessen deine VA idealerweise mitbringen sollte.

Am leichtesten findest du eine VA über entsprechende Facebook-Gruppen. Es gibt zwar auch Anbieter, die sich auf die Online-Vermittlung von (zeitweisen) Arbeitskräften spezialisiert haben, jedoch sind – aus VA-Sicht gesprochen – die Stundensätze dort meist sehr niedrig und somit – zumindest für voll-selbstständige VAs – nicht empfehlenswert. Wenn du eine gute VA beschäftigen möchtest, dann sollte meiner Meinung nach auch der Stundensatz entsprechend gut sein. Die meisten VAs setzen sich für eine faire Bezahlung ein. Zur Qualität der Arbeit der günstigen Arbeitskräfte kann ich nichts sagen.

Zurück zu den Facebook-Gruppen. Wenn du nicht dort angemeldet bist, suche dir jemanden, der die Anfrage für dich einstellen kann. Du kannst allein durch die Formulierung deiner Anfrage schon eine Vorauswahl treffen, mit wem du arbeiten möchtest (und mit wem eher nicht).

Empfehlenswert sind vor allem folgende Facebook-Gruppen

  • Virtuelle Assistenz suchen und finden
  • Job Area für VAs, Freelancer & Auftraggeber | Suchen & Finden
  • VA Jobs fair bezahlt
  • #2 OON Virtuelle Assistenten Onlineunternehmer Freelancer Digitale Nomaden

Wichtig ist, dass du trotzdem vorher nochmal die Gruppenregeln der einzelnen Gruppen prüfst, ob du dein Gesuch dort in der von dir gewünschten Form platzieren darfst.

Wenn du lieber bei Instagram suchen möchtest, empfehle ich dir unter dem Hashtag #podcastservice zu schauen, wer dies nutzt und Beiträge mit diesem Hashtag schreibt. Hier sind einige VAs unterwegs, die eben genau diese Dienstleistungen anbieten und gerne übernehmen möchten.

Natürlich kannst du dich auch jederzeit in deinem Bekanntenkreis oder in entsprechenden Podcast-Gruppen nach einer passenden Podcast-VA umhören. Dadurch bekommst du eventuell einen Geheimtipp. Empfehlungen sind immer gut. Wollen wir nicht alle gerne empfohlen werden?

Wenn gar nichts funktionieren mag, hilft die gute alte Google-Suche sicherlich weiter.

Wie läuft die Zusammenarbeit mit der VA ab?

Wenn du die passende VA für dich gefunden hast erfolgt die Zusammenarbeit, wie der Name schon vermuten lässt, rein digital und nur in Ausnahmefällen auf persönlicher Basis. Tools, die die digitalen Arbeit unterstützen und vereinfachen gibt es mittlerweile mehr als genug. WeTransfer, Dropbox, Google Drive – die Dateien werden digital zur Verfügung gestellt und Links verschickt. Die komplette Kommunikation mit der VA läuft ebenfalls digital ab – Whatsapp, Zoom, Trello. Ganz egal, welches Tool du nutzen möchtest. Alles ist möglich. Die meisten VAs sind flexibel, äußerst digital-affin und lieben es, dazu zu lernen.

Vor der Zusammenarbeit sind besonders folgende Fragen zu klären:

  • Auf welchem Weg soll kommuniziert werden?
  • In welchem Umfang erfolgt die Zusammenarbeit (zeitlich/Aufgabenumfang)?
  • Was ist dir/der VA wichtig bei der Zusammenarbeit?
  • Welche Aufgaben sollen übernommen werden (grundsätzlich oder zeitlich befristet)?
  • Welche Fristen gilt es einzuhalten?
  • Mit welchen Programmen arbeitest du?
  • Was sollte deine VA mitbringen an Wissen, Werten und Interessen?
  • Passt die Bezahlung für euch beide?
  • Zu welcher Zeit ist die VA erreichbar (und wann nicht)?
  • Hat die VA überhaupt Kapazitäten frei für das was du dir vorstellst?
Kerstin Heinz